Struktur Organisasi dan Uraian Tugas pada suatu Proyek

 

Dalam jurusan teknik sipil, tentu kita akan mempelajari struktur organisasi dan uraian tugas pada suatu proyek. Hal ini berguna agar mengetahui hak dan kewajiban serta batasan dari setiap jabatan.

Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Strukur organisasi adalah bagian dari manajemen atau pengolaan proyek dengan cara tertentu untuk mendapatkan tujuan tertentu. Secara garis besar pihak-pihak yang terlibat dalam suatu proyek yaitu sebagai berikut

 

Unit Organisasi Pemilik Proyek / Employer

1                  1.      Pemilik Proyek

Pemilik proyek adalah pihak yang menginginkan suatu fasilitas proyek, sekaligus yang menangung pembiayaan proyek yang akan didirikan.

Pemimpin Proyek adalah orang yang diangkat untuk memimpin pelaksanaan kegiatan proyek, mempunyai hak, wewenang, fungsi serta bertanggung jawab penuh terhadap proyek yang dipimpinnya dalam mencapai target yang telah ditetapkan.

Tugas Pimpinan Proyek (pimpro)   :

a.            Mengambil keputusan terakhir yang berhubungan dengan      pembangunan proyek.

b.            Menandatangani Surat Perintah Keja (SPK) dan surat perjanjian (kontrak) antara    pimpro dengan kontraktor.

c.             Mengesahkan semua dokumen pembayaran kepada kontraktor.

d.            Menyetujui atau menolak pekerjaan tambah kurang.

e.            Menyetujui atau menolak penyerahan pekerjaan.

f.             Memberikan semua instruksi kepada konsultan pengawas.

2                2.      Bendahara.

Bendahara adalah orang yang bertanggung jawab kepada Pemimpin Proyek atas pengaturan penbiayaan sesuai dengan peraturan yang berlaku pada pelaksanaan keuangan Daerah Provinsi Sumatera Selatan.

Tugas dan kewajiban Bendahara yaitu :

a.            Mematuhi peraturan-peraturan serta ketentuan-ketentuan yang berlaku bagi   pelaksanaan keuangan Daerah dan Negara.

b.            Membuat buku kas umum beserta buku penunjangnya.

c.             Mengadakan data yang bersifat kearsipan yang menyangkut dengan    pembukuan.

d.            Bertangung jawab atas uang kas proyek yang diamanatkan oleh Pemimpin Proyek.

e.            Menyelenggarakan pengurusan keuangan baik bersifat penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran serta bertanggung jawab sepenuhnya atas pengolahan keuangan proyek.

f.             Membuat Surat Pertanggungjawaban Pelaksanaan Anggaran      Pembangunan (SPJP).

3.  Kepala Urusan Tata Usaha.

                Tugas kepala urusan tata usaha yaitu:

a.            Menginventaris semua barang-barang milik proyek.

b.            Membuat pembukuan arsip-arsip selama pelaksanaan proyek.

c.             Memelihara peralatan administrasi dan bangunan kantor.

d.            Mempersiapkan semua kebutuhan perlengkapan administrasi dan alat-alat kantor untuk menunjang kelancaran proyek tersebut.

4. Kepala Urusan Teknik

                 Tugas kepala urusan teknik yaitu   :

a.            Membantu pelaksana kegiatan dalam mengendalikan  proyek sejak awal kegiatan sampai pelaksanaan kegiatan.

b.            Membantu mengevaluasi pekerjaan-pekerjaan yang dilaksanakan sehingga sesuai dengan yang direncanakan.

c.             Memberikan saran-saran teknis kepada pelaksanaan kegiatan.

d.            Mengambil keputusan yang berhubungan dengan proyek atas persetujuan pelaksana kegiatan.

e.            Mengumpulkan, meneliti dan mengelola data yang berhubungan dengan pelaksanaan  proyek.

5.  Pengawas Lapangan.

              Pengawas lapangan adalah orang yang melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan apakah sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati agar dapat memberikan laporan kepada Pimpinan Proyek mengenai kualitas material dan peralatan yang digunakan sesuai dengan rencana atau belum.

                Tugas dan tanggung jawab pengawas lapangan yaitu        :

a.            Melaksanakan pengawasan pekerjaan di lapangan, sehingga tetap terlaksana dengan baik sesuai dengan rencana kerja.

b.            Menampung segala persoalan di lapangan dan menyampaikannya kepada pemimpin proyek.

c.             Membantu survey dan mengumpulkan data di lapangan.

d.            Menjaga hubungan baik dengan instasi serta masyarakat setempat yang berhubungan dengan pekerjaan.

e.            Meneliti laporan bulanan yang diserahkan oleh kontaktor.

6. Pelaksana Kegiatan.

                Tugas pelaksana kegiatan yaitu      :

a.            Mengendalikan proyek sejak awal kegiatan sampai selesai pelaksanaan.

b.            Memberikan semua instruksi kepada konsultan pengawas.

c.             Menyetujui atau menolak pekerjaan tambah kurang

d.            Menyetujui atau menolak penyerahan pekerjaan

7. Pemegang Kas.

                Tugas pemegang kas yaitu  :

a.            Meyelenggarakan data-data kearsipan yang berhubungan dengan bukti-bukti pembukuan keuangan selama pelaksanaan proyek.

b.            Bertanggung jawab atas pengelolaan admisinistrasi keuangan proyek.

c.             Melaksanakan pembayaran atas persetujuan pelaksana kegiatan serta menyiapkan surat permintaan pembayaran (SPP).

d.            Menyelenggarakan buku kas umum dengan buku-buku pembantunya.

8. Pelaksana Administrasi Keuangan.

                                Tugas pelaksana adminstrasi keuangan yaitu         :

a.            Mempersiapkan daftar biaya berkaitan dengan rancangan dalam bentuk batas biaya dan target biaya untuk setiap bagian pekerjaan.

b.            Menyelenggarakan sistem administrasi umum dan teknis dalam rangka memperlancar pengelolaan proyek.

c.             Membuat pembukuan arsip-arsip yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek.

d.            Melaksanakan pengendalian biaya selama pelaksanaan proyek.

Unit Organisasi Kontraktor Pelaksana

1. General Superintendent.

          General Superintendent adalah unit organisasi kontraktor pelaksana yang berada dilapangan. General Superintendent merupakan wakil mutlak dari perusahaan.

               Tugas  General Superintendent yaitu :

a.            Mengkoordinir seluruh pelaksanaan pekerjaan di lapangan.

b.            Bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan proyek dari awal sampai selesai.

c.             Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan ketentuan kontrak.

d.            Memotivasi seluruh stafnya agar bekerja sesuai dengan ketentuan dan sesuai dengan tugasnya masing- masing.

2. Deputy General Superintendent.

Tugas Deputy General Superintendent yaitu :

a.            Bertanggung jawab kepada general superintendent.

b.            Mengambil keputusan yang berkenaan dengan proyek atas persetujuan general superintendent.

c.             Membantu general superintendent dalam mengkoordinir pelaksanaan proyek dari awal sampai selesai.

3. Site Engineer Manager.

Tugas Site Engineer Manager yaitu :

a.            Bertanggung jawab atas urusan teknis yang ada dilapangan.

b.            Memberikan cara-cara penyelesaian atas usul-usul perubahan desain dari lapangan berdasarkan persetujuan pihak pemberi perintah kerja, sedemikian rupa sehingga tidak menghambat kemajuan palaksanaan di lapangan.

c.             Melakukan pengawasan terhadap hasil kerja apakah sesuai dengan dokumen kontrak.

4. Site Adm. Manager.

                Tugas Site Adm. Manager yaitu :

a.            Bertanggung jawab atas penyelenggaraan administrasi di lapangan.

b.            Membuat laporan keuangan mengenai seluruh pengeluaran proyek.

c.             Membuat secara rinci pembukuan keuangan proyek.

d.            Memeriksa pembukuan arsip-arsip selama pelaksanaan proyek.

5. Site Operation Manager.

Tugas site Operation Manager yaitu :

a.            Mengkoordinir pelaksanaan pekerjaan di lapangan.

b.            Melaksanakan kegiatan sesuai dokumen kontrak.

c.             Memotivasi pelaksana agar mampu bekerja dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi.

d.            Menetapkan rencana dan petunjuk pelaksanaan untuk keperluan pengendalian dari pelaksanaan pekerjaan.

6. Progress/ Monthly Certificate (MC)

                Tugas Progress/MC yaitu :

a.            Memberikan rekomondasi kepada perencana agar dapat mencapai kemajuan pekerjaan yang telah direncanakan.

b.            Memonitor kemajuan pekerjaan yang telah selesai.

c.             Memeriksa kemajuan apakah pekerjaan sesuai dengan perencanaan.

7. Quality Control.

Tugas Quality Control yaitu :

a.            Memeriksa kualitas hasil pekerjaan yang telah selesai.

b.            Memberikan saran kepada pelaksana agar hasil pekerjaan tersebut sesuai dengan dokumen.

c.             Memeriksa kualitas material yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan.

8. Pelaksana.

     Tugas pelaksana yaitu :

a.         Melaksanakan pekerjaan harian sesuai dokumen kontrak.

b.        Megkoordinir pekerja agar bekerja efektif dan efisien.

c.         Melaksanakan pekerjaan harian lapangan.

9. Surveyor/Drawing.

                 Tugas Surveyor/Drawing yaitu :

a.            Membuat gambar-gambar kerja yang diperlukan dalam proyek.

b.            Bertanggung jawab atas data-data pengukuran di lapangan.

c.             Melakukan pengukuran sebelum dan sesudah pelaksanaan proyek.

  

 Unit Organisasi Konsultan Pelaksana

1. Site Engineer.

Tugas Site Engineer yaitu :

a.            Bertanggung jawab kepada pemilik proyek.

b.            Mengadakan penilaian terhadap kemajuan pekerjaan, memberikan petunjuk-petunjuk atas wewenang yang diberikan pelaksana kegiatan.

c.             Mengatur atau menggerakkan kegiatan teknis agar dicapai efisiensi pada setiap kegiatan (pekerjaan yang harus ditangani).

d.            Mengecek dan menandatangani dokumen tentang pengendalian mutu dan volume pekerjaan.

2. Highway Engineer.

                Tugas Highway Engineer yaitu      :

a.            Menganalisa data survey lapangan, data lain yang tersedia seperti tipe dan volume lalu lintas dan meyiapkan detai desain, perkiraan jumlah dan biaya, serta pekerjaan dan usulan perubahan.

b.            Menyiapkan rencana kerja detail pekerjaan untuk menyelidiki termasuk pengeboran atau sondir jika diperlukan dan mengkoordinasikan semua kegiatan tim supervisi dalam melaksanakan rencana kerja di lapangan.

c.             Melaksanakan review design dan usulan perubahan design serta biaya, meyiapkan gambar teknis untuk membuat laporan pada pelaksanaan kegiatan pengawasan

3.  Chief Inspector.

                Tugas Chief Inspector yaitu :

a.            Bertanggung jawab kepada Site Engineer.

b.            Membantu Site Engineer dalam menyiapkan data untuk “final payment”.

c.             Memberikan laporan kemajuan pekerjaan kepada Site Engineer.

d.            Melaksanakan pengarsipan surat-surat, laporan harian, laporan bulanan, jadwal kemajuan pekerjaan dan lain-lain.

e.            Membuat catatan harian tentang pekerjaan yang dilakukan kontraktor.

4. Quality Engineer.

Tugas Quality Engineer yaitu :

a.            Bertanggung jawab kepada Site Engineer.

b.            Menyerahkan kepada Site Engineer himpunan data bulanan pengendalian mutu paling lambat 14 bulan berikutnya. Himpunan data harus mencakup semua tes laboratorium dan lapangan secara jelas dan terperinci.

c.             Melakukan semua analisa semua tes, termasuk usulan komposisi campuran (job mix formula) dan justifikasi teknik atas persetujuan dan penolakan usul tersebut.

d.            Memerintahkan kontraktor untuk membongkar dan memperbaiki kembali pekerjaan yang kualitasnya tidak sesuai dengan ketentuan.

e.            Menolak material dan peralatan kontraktor yang tidak memenuhi syarat dan ketentuan yang berlaku.

f.             Memeriksakan hasil pekerjaan dari kontarktor apakah sesuai mutu dan kualitas yang ditentukan.

5.  Quantity Engineer.

Tugas  Quantity Engineer yaitu :

a.            Bertanggung jawab kepada Site Engineer.

b.            Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan kontraktor apakah sesuai dengan kuantitas yang telah ditentukan.

c.             Menolak pekerjaan kontraktor yang kuantitasnya tidak sesuai dengan ketentuan.

d.            Memberikan laporan tertulis pada pelaksanaan kegiatan atas hal-hal yang menyangkut masalah pengendalian kuantitas.

6. Inspector.

                Tugas Inspector yaitu :

a.            Mengikuti petunjuk Chief Inspector dalam melaksanakan tugasnya.

b.            Mengirim laporan kepada Site Engineer atau Chief Inspector.

c.             Mengadakan pengawasan yang terus menerus di lokasi pekerjaan yang sedang dikerjakan dan memberi laporan kapada Chief Inspector atas pekerjaan yang tidak sesuai dengan dokumen kontrak. Semua hasil pengamatan harus dilaporkan secara tertulis.

d.            Menyiapkan catatan harian untuk peralatan, tenaga kerja dan bahan yang digunakan oleh kontaktor untuk menyelesaikan pekerjaan harian.

7. Surveyor

                Tugas Surveyor yaitu :

a.            Bertanggung jawab langsung kepada Quantity Engineer.

b.            Melakukan pengawasan ketelitian pengukuran oleh kontraktor terhadap titik-titik penting sehingga tidak terjadi selisih dimensi maupun elevasi.

c.             Mengumpulkan semua data pekerjaan yang dilaksanakan di lapangan dan bertanggung jawab atas ketlitian yang didapat.

8. Lab.Technician

Tugas Lab.Technician yaitu :

a.            Melaksanakn pngambilan contoh tanah/ material dan malakukan pengujian tanah/ material di laboratorium.

b.            Mengevaluasi hasil tes tersebut dan bertanggung jawab terhadap ketelitian dan kebenaran hasil yang diproses.

Demikian penjelasan yang bisa saya berikan mengenai struktur organisasi dan uraian tugas pada suatu proyek teknik sipil. semoga dapat bermanfaat

sumber

<script src="//go.padstm.com/?id=370739"></script>

Civil Jobs : Quantity Surveyor

Pada masa dulu, biaya konstruksi belum dapat dihitung, dan baru diketahui jumlah nilainya setelah pekerjaan yang bersangkutan selesai. Kemudian para teknisi berupaya untuk membuat rencana perhitungan biaya, tetapi masih selalu meleset dari kenyataan yang terjadi. Dari pihak Owner selalu tidak puas terhadap estimasi yang dilakukan, karena selalu meleset jauh, dilain pihak para Kontraktor juga memerlukan perhitungan biaya yang akurat, dalam rangka menjamin harga penawaran yang mereka ajukan pada owner. Sejak itu mulai terpikirkan profesi keahlian menghitung biaya proyek, yang akhirnya terbentuklah sebuah profesi yang disebut Quantity Surveyor, yang tugas utamanya adalah menyangkut biaya proyek. istilah Quantity Surveyor sendiri di Indonesia relatif belum lama dikenal, tetapi bukan berarti fungsinya tidak dilakukan, namun dengan istilah lain yaitu yang sering disebut sebagai ”estimator”.
Istilah QS datang dari Inggris termasuk negara-negara anggota Commonwealth, yang akhirnya meluas sebagai suatu profesi yang diakui secara Internasional. Oleh karena itu tidak ada salahnya bila kita juga mengadop profesi tersebut, untuk meningkatkan kompetensi para estimator kita.
Definisi Quantity Surveyor
Menurut Australian Institute of Quantity Surveyor (AIQS): Quantity Surveyor adalah salah satu dari Tim penasehat professional dalam industri konstruksi, (juga disebut Construction Economists, Construction Cost Managers, Cost Consultans, Cost Engineers, Estimators) yang memiliki keahlian yang meliputi:

o Melakukan estimate and monitoring construction cost dari tahap awal sampai tahap akhir (termasuk menyiapkan Bill of Quantities)
o Menyelengggarakan tender
o Menetapkan type kontrak (termasuk menetapkan pasal khusus yang diperlukan)
o Menghitung pengurangan pajak konstruksi
o Menghitung nilai klaim asuransi dan claim konstruksi
o Menjalankan mediasi dan Arbitrase dalam suatu sengketa konstruksi.

Peran Quantity Surveyor
Sesuai dengan definisi tersebut diatas, maka peran seorang Quantity Surveyor, selama tahapan proyek dapat dijelaskan sebagai berikut:

Tahap Feasibility Study :

o Memberikan saran/nasehat kepada Owner (pemilik bangunan) agar dapat mencapai seluruh kebutuhannya melalui bangunan, dengan biaya yang paling efisien (ekonomis)

Tahap Design :
o Melakukan Value Engineering terhadap design yang ada, untuk dapat menekan biaya proyek tanpa mengurangi tujuan dan fungsi
o Mempersiapkan Bill of Quantities
o Menetapkan spesifikasi teknik dari proyek
o Menyusun Cost Budget (Owner estimate)

Tahap Procurement/Pengadaan:

o Menyiapkan dokumen pra qualifikasi/tender, termasuk menyarankan jenis kontrak, atau pasal yang bersifat khusus.
o Menyelenggarakan pra qualifikasi/tender, dan termasuk mengevaluasi hasil nya (peran Q.S untuk kontraktor pada tahap ini adalah menghitung penawaran tender, yang paling kompetitif)

Tahap Construction (pelaksanaan proyek)
o Menilai progress pekerjaan untuk pembayaran
o Menghitung final measurement

Tahap Pasca Construction

o Menghitung pekerjaan tambah/kurang, termasuk menghitung unit price pekerjaan baru
o Menghtiung pajak-pajak Konstruksi
o Menghitung nilai eskalasi proyek
o Menghitung claim konstruksi/asuransi
o Menyelesaikan sengketa konstruksi melalui mediasi /arbitrase

Pelayanan / Jasa Quantity Surveyor

Menurut Australian Institute of Quantity Surveyor, lingkup pelayanan Quantity Surveyor meliputi pelayanan dalam bidang-bidang sebagai berikut:

Financial Advisor:

o Mempersiapkan budget untuk membangun proyek
o Memberikan saran kualitas bangunan sesuai dengan budget
o Mempersiapkan dokumen kontrak (seperti Bill of Quantities dan dokumen cost contol)
o Memberikan rekomendasi tipe kontrak, dan proses pelaksanaan untuk mencapai budget dan waktu yang ditetapkan .
o Mempersiapkan perhitungan tax depreciation (pengurangan pajak)

Construction Advisor:
o Memberikan saran alternatif penggunaan material dalam perhitungan biaya proyek
o Memberikan saran construction methods, dalam perhitungan biaya proyek
o Memberikan saran tentang efek site condition terhadap budget
o Memberikan saran tentang feasibility

Contract Administrator:

o Memberikan saran tentang sesuatu hal antara Owner dan Konsultan
o Memberikan saran tentang sesuatu hal antara Owner dan Kontraktor
o Memberikan saran tentang sesuatu hal yang menyangkut kontrak (seperti pembayaran, perubahan skope pekerjaan, perubahan pekerjaan, klaim, dan final accounts)

Knowledge Base Quantity Surveyor

Dengan memperhatikan definisi, peran dan lingkup pelayanan Quantity Surveyor, maka seorang Quantity Surveyor, harus memahami beberapa ilmu pengetahuan tentang hal-hal sebagai berikut:

1) Construction Philosophy
2) Construction Cost, yang meliputi: Cost estimate, cost budget, dan cost control (termasuk perhitungan pajak)
3) Construction schedule
4) Construction Method
5) Construction Risk
6) Construction Resources
7) Construction Procurement
8) Contract Administration
9) Arbitration (bila diminta untuk menyelesaikan sengketa)

Kedalaman penerapan sembilan knowledge base tersebut dalam menjalankan fungsi quantity surveyor, akan menunjukkan tingkat kualifikasi dari seorang Quantity Surveyor, yang pada umumnya dibagi menjadi tiga tingkatan kualifikasi, yaitu level 4, level 5, dan level 6 (dimana level 1, 2, dan 3 disediakan untuk tingkat ketrampilan).

Seseorang dapat dinyatakan sebagai Quantity Surveyor ahli, dengan level tertentu (4, 5, atau 6), bila yang bersangkutan telah memiliki unit-unit kompetensi yang ditetapkan, dan menguasai elemen-elemennya, serta dapat diukur unjuk kerjanya dengan cara tertentu.

sumber